.png){kind=logo}
General Terms & Conditions
These General Terms & Conditions (“GTC”) apply to Guests and Partners when using or booking services at Alana Seaview Phu Quoc Hotel and/or any brands or accommodation facilities owned, managed and/or operated by Alana (if any) (collectively, the “Hotel”). Each party is referred to individually as a “Party” and collectively as the “Parties”.
By submitting a request for room reservation, event arrangement and/or additional services (collectively, the “Service Request”) and upon confirmation by the Hotel, the Guest/Partner acknowledges that they have read, understood and agreed to comply with these GTC, the House Rules and any updates published from time to time on Alana’s official website, as well as any policies/quotations notified by Alana. These GTC form an integral part of any contract, agreement or confirmed Service Request between Alana and the Guest/Partner (the “Contract”).
“Alana” means Alana Seaview Phu Quoc Hotel and/or its related entities, branches and legally operated business locations.
“Partner” means a travel agent/tour operator/company/organization or individual who enters into a Contract with Alana.
“Guest” means an individual using Alana’s services for direct consumption, not for resale.
“A” means Adult; “C” means Child.
“Public Rate” means the published/quoted rate at the Hotel and/or on Alana’s official website (subject to change by time and program).
“Package Rate” means the nightly rate including services listed in the relevant package.
“Services” include accommodation, events/banquets, transportation, meals, recreation and other add-on services provided by Alana from time to time.
“Working Day” means Monday to Friday, excluding public holidays as prescribed by law.
“No-Show” means the Guest does not arrive to check in by 23:59 on the check-in date (or another time as notified), and the Hotel will release the room back to inventory after that time.
“House Rules” means the rules Guests must comply with during their stay and use of Services, as updated and published by Alana from time to time.
“Total Amount” means the total Package Rate for the full stay plus any extra charges outside the package.
“Voucher” means a prepaid voucher (physical/electronic) issued by Alana that entitles the holder to use services under specific conditions.
“Payment Gateway” means the online payment system integrated on Alana’s official website enabling secure payment for selected services.
Unless otherwise agreed or stated in a separate policy, voucher use must comply with these GTC, the House Rules, the conditions stated on each voucher, and the relevant service policy. A valid voucher must be presented upon check-in; if not presented, the Guest will pay according to the Public Rate at the time of check-in. Vouchers are non-cashable, non-refundable, cannot be combined with other promotions and are generally for one-time use only; typically, 01 voucher applies to 01 invoice (unless otherwise stated). Vouchers must be intact and not altered, erased or damaged. Lost/damaged vouchers will not be reissued (unless otherwise stated by the program policy).
| Policy | Time | Charge |
|---|---|---|
| Check-in time | 14:00 | — |
| Check-out time | 12:00 | — |
| Early check-in | Before 06:00 | 100% of 01 night rate |
| Early check-in | 06:00 – before 09:00 | 50% of 01 night rate |
| Early check-in | 09:00 – before 14:00 | 30% of 01 night rate |
| Late check-out | 12:00 – before 15:00 | 30% of 01 night rate |
| Late check-out | 15:00 – before 18:00 | 50% of 01 night rate |
| Late check-out | After 18:00 | 100% of 01 night rate |
Note: Subject to room availability and Hotel confirmation. Charges are calculated based on the Public Rate at the time of payment (including promotional rates if applicable).
How to submit requests: Service Requests may be submitted via Alana’s official website, email or in writing prior to arrival. The Hotel confirms via the booking email provided by the booker.
General stay rules (reference):
Information to provide:
Changes:
Check-in procedure:
Cancellation policy is displayed according to each rate/program on Alana’s official website. If stated “Non-refundable upon cancellation”, that package is non-refundable for cancellation/changes. If stated “Free cancellation before …”, the Guest may cancel/adjust before the stated deadline.
After selecting services on the website, the Guest enters booker information and pays the Total Amount via the Payment Gateway. Successful payment will be followed by a booking confirmation email. Refund policy (if any) is stated in the booking confirmation email. For refund requests/support for changes, please contact the Hotel’s reservations team.
Alana makes best efforts to maintain stable website operation but does not guarantee uninterrupted access or absence of errors, malware or data issues. In case of technical issues or data errors (e.g., obvious incorrect pricing), Alana will rectify as soon as possible and may refuse transactions arising from such errors. If a transaction is refused due to an error, Alana will notify via the registered email and refund the related payment (if any) within a reasonable period (up to 45 working days). Beyond refunding the received amount, Alana is not liable for indirect damages related to technical/data errors.
Alana may carry out periodic maintenance/repairs/upgrades to ensure facility quality. For major works that may affect experience, Alana will provide reasonable prior notice. Alana is not liable for claims/damages arising from renovation activities that were notified in advance.
The Parties shall not be liable for delay or non-performance (except payment obligations) caused by force majeure events such as natural disasters, war, fire, changes in laws/policies, or other events beyond reasonable control. The affected Party must notify the other Party in writing within 03 working days from the event and take measures to mitigate damages.
The Parties commit to keep confidential information obtained during the Contract term and after termination, unless otherwise agreed in writing or required by competent authorities. Exclusions include public information; information shared with staff/consultants for performance (with equivalent confidentiality); information lawfully received from third parties; and information required by law. Any breach may cause damages; the breaching party is responsible for compensation and remedies as prescribed by law.
These GTC and House Rules are governed by the laws of Vietnam. Disputes shall be negotiated in good faith within 30 days from arising; failing which, disputes shall be resolved at competent courts in Vietnam.
Điều Khoản Chung (“ĐKC”) này áp dụng cho Khách và Đối Tác khi sử dụng hoặc đặt dịch vụ tại Alana Seaview Phu Quoc Hotel và/hoặc các thương hiệu, cơ sở lưu trú do Alana sở hữu, quản lý và/hoặc khai thác (nếu có) (“Khách Sạn”). Mỗi bên được gọi riêng là “Bên” và gọi chung là “Các Bên”.
Bằng việc gửi yêu cầu đặt phòng, yêu cầu tổ chức sự kiện và/hoặc các dịch vụ bổ sung (gọi chung là “Yêu Cầu Dịch Vụ”) và được Khách Sạn xác nhận, Khách/Đối Tác xác nhận đã đọc, hiểu và đồng ý tuân thủ ĐKC, Quy Định Chung (QĐC) và các bản cập nhật tại từng thời điểm được công bố trên trang web chính thức của Alana, cũng như các chính sách/báo giá do Alana thông báo. ĐKC là một phần không tách rời của mọi hợp đồng, thỏa thuận cung cấp – sử dụng dịch vụ hoặc Yêu Cầu Dịch Vụ đã được xác nhận giữa Alana và Khách/Đối Tác (“Hợp Đồng”).
“Alana” là Alana Seaview Phu Quoc Hotel và/hoặc các đơn vị liên quan, chi nhánh, địa điểm kinh doanh được Alana thành lập và vận hành hợp pháp.
“Đối Tác” là đại lý du lịch/hãng lữ hành/doanh nghiệp/tổ chức hoặc cá nhân ký kết Hợp Đồng với Alana.
“Khách” là cá nhân sử dụng dịch vụ của Alana cho mục đích tiêu dùng trực tiếp, không bán lại.
“A” là Người lớn; “C” là Trẻ em.
“Giá Công Bố” là giá niêm yết tại Khách Sạn và/hoặc trên website chính thức của Alana (có thể thay đổi theo thời điểm và chương trình).
“Giá Gói Phòng” là giá đêm nghỉ kèm các dịch vụ liệt kê trong gói tương ứng.
“Dịch Vụ” gồm lưu trú, tiệc/sự kiện, vận chuyển, bữa ăn, vui chơi – giải trí và các dịch vụ bổ sung do Alana cung cấp từng thời điểm.
“Ngày Làm Việc” là thứ 2–6 hằng tuần, trừ ngày nghỉ/lễ theo pháp luật.
“No-Show” là trường hợp Khách không đến nhận phòng đến 23:59 ngày nhận phòng (hoặc thời điểm khác theo thông báo) và Khách Sạn sẽ hoàn phòng về quỹ bán sau thời hạn này.
“QĐC” là bộ quy định Khách phải tuân thủ trong thời gian lưu trú và sử dụng Dịch Vụ, có thể được cập nhật và công bố trên website Alana.
“Tổng Giá” là tổng Giá Gói Phòng cho toàn bộ thời gian lưu trú cộng các dịch vụ phát sinh ngoài gói.
“Voucher” là thẻ/phiếu trả trước (vật lý/điện tử) do Alana phát hành, ghi nhận quyền sử dụng dịch vụ theo điều kiện cụ thể của Voucher.
“Cổng thanh toán” là hệ thống thanh toán trực tuyến tích hợp trên website chính thức của Alana để Khách/Đối Tác thanh toán an toàn cho các dịch vụ đã chọn.
Trừ khi có thỏa thuận/chính sách khác, việc sử dụng Voucher phải tuân thủ ĐKC, QĐC, điều kiện ghi trên từng Voucher và chính sách dịch vụ tương ứng. Voucher hợp lệ cần được xuất trình khi nhận phòng; nếu không xuất trình được, Khách thanh toán theo Giá Công Bố tại thời điểm nhận phòng. Voucher không quy đổi tiền mặt, không hoàn lại, không gộp khuyến mãi khác và thường chỉ dùng một lần; áp dụng 01 Voucher/01 hóa đơn (trừ chính sách riêng). Voucher phải còn nguyên vẹn, không tẩy xóa, không rách nát. Trường hợp mất/hỏng Voucher, Alana không tái phát hành (trừ chính sách riêng của từng chương trình).
| Chính sách | Mốc thời gian | Phụ thu |
|---|---|---|
| Giờ nhận phòng | 14:00 | — |
| Giờ trả phòng | 12:00 | — |
| Nhận phòng sớm | Trước 06:00 | Phụ thu 100% giá 01 đêm |
| Nhận phòng sớm | 06:00 – trước 09:00 | Phụ thu 50% giá 01 đêm |
| Nhận phòng sớm | 09:00 – trước 14:00 | Phụ thu 30% giá 01 đêm |
| Trả phòng muộn | 12:00 – trước 15:00 | Phụ thu 30% giá 01 đêm |
| Trả phòng muộn | 15:00 – trước 18:00 | Phụ thu 50% giá 01 đêm |
| Trả phòng muộn | Sau 18:00 | Phụ thu 100% giá 01 đêm |
Lưu ý: Phụ thuộc tình trạng phòng và xác nhận của Khách Sạn. Các khoản phụ thu tính theo Giá Công Bố tại thời điểm thanh toán (bao gồm giá ưu đãi nếu đang áp dụng).
Hình thức gửi yêu cầu: Yêu Cầu Dịch Vụ được gửi qua website chính thức của Alana, email hoặc văn bản trước khi nhận phòng. Khách Sạn xác nhận qua email đăng ký của người đặt.
Quy định lưu trú (tham chiếu chung):
Thông tin cần cung cấp:
Thay đổi thông tin:
Thủ tục nhận phòng:
Chính sách hoàn/hủy được hiển thị theo từng mức giá/chương trình trên website chính thức của Alana. Nếu ghi “Không hoàn trả khi hủy”, gói phòng đó không hoàn tiền khi hủy/thay đổi. Nếu ghi “Hủy miễn phí trước ngày …”, Khách được quyền hủy/điều chỉnh trước hạn đã nêu.
Sau khi chọn dịch vụ trên website, Khách điền thông tin người đặt và thanh toán Tổng Giá qua Cổng thanh toán. Thanh toán thành công sẽ nhận email Xác nhận đặt phòng. Chính sách hoàn tiền (nếu có) được nêu trong email Xác nhận đặt phòng. Đề nghị hoàn tiền/hỗ trợ thay đổi: vui lòng liên hệ Bộ phận đặt phòng của Khách Sạn.
Alana nỗ lực duy trì hoạt động ổn định của website nhưng không bảo đảm không có gián đoạn/lỗi/ký sinh mã độc; dữ liệu có thể phát sinh sai sót kỹ thuật. Khi xảy ra sự cố kỹ thuật hoặc lỗi dữ liệu (ví dụ sai giá hiển nhiên), Alana sẽ khắc phục sớm nhất và có quyền từ chối các giao dịch phát sinh từ các lỗi này. Nếu giao dịch bị từ chối do lỗi, Alana sẽ thông báo qua email đã đăng ký và hoàn lại khoản thanh toán liên quan (nếu có) trong thời hạn hợp lý (tối đa 45 ngày làm việc). Ngoài nghĩa vụ hoàn khoản đã nhận như trên, Alana không chịu trách nhiệm cho các thiệt hại gián tiếp phát sinh từ/hoặc liên quan đến lỗi kỹ thuật/dữ liệu.
Alana có quyền bảo trì/sửa chữa/nâng cấp định kỳ nhằm đảm bảo chất lượng cơ sở vật chất; với hạng mục lớn có thể ảnh hưởng trải nghiệm, Alana sẽ thông báo trước ở mức hợp lý. Alana không chịu trách nhiệm đối với yêu cầu/thiệt hại phát sinh do các hoạt động cải tạo đã thông báo trước.
Các Bên không chịu trách nhiệm cho việc chậm trễ/không thực hiện nghĩa vụ (trừ nghĩa vụ thanh toán) do sự kiện bất khả kháng như thiên tai, chiến tranh, hỏa hoạn, thay đổi chính sách pháp luật, hoặc sự kiện khách quan khác ngoài khả năng kiểm soát hợp lý. Bên bị ảnh hưởng phải thông báo bằng văn bản trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi xảy ra sự kiện và áp dụng biện pháp giảm thiểu thiệt hại.
Các Bên cam kết bảo mật thông tin nhận được trong thời gian hiệu lực Hợp Đồng và sau khi chấm dứt, trừ trường hợp được bên còn lại đồng ý bằng văn bản hoặc yêu cầu hợp pháp từ cơ quan có thẩm quyền. Nội dung được loại trừ khỏi nghĩa vụ bảo mật: thông tin công khai; thông tin cần chia sẻ cho nhân sự/đơn vị tư vấn để thực hiện nghĩa vụ (và phải bảo mật tương đương); thông tin nhận hợp pháp từ bên thứ ba; thông tin buộc phải cung cấp theo quy định pháp luật. Mọi vi phạm nghĩa vụ bảo mật có thể gây thiệt hại; bên vi phạm chịu trách nhiệm bồi thường và các biện pháp khắc phục theo pháp luật.
ĐKC và QĐC chịu sự điều chỉnh của pháp luật Việt Nam. Tranh chấp trước hết được thương lượng thiện chí trong 30 ngày kể từ khi phát sinh; nếu không đạt kết quả, tranh chấp sẽ được giải quyết tại Tòa án có thẩm quyền tại Việt Nam.